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23

Jan

La dématérialisation : recette du succès pour Orientis Gourmet et ses fournisseurs

Lyon le 22 janvier – Orientis Gourmet, propriétaire des marques Kusmi Tea et Løv Organic a confié à Esker la dématérialisation de ses 12 000 factures fournisseurs annuelles de frais généraux. Entièrement synchronisée avec son ERP Cegid, la solution a permis à Orientis Gourmet de moderniser sa comptabilité fournisseurs en la transformant en un processus plus sûr et plus transparent pour ses équipes et ses fournisseurs.

Orientis Gourmet est un groupe français créé en 2001 spécialisé dans les thés et infusions premiums. Présent dans une trentaine de pays à travers le monde, Orientis Gourmet dispose d’une comptabilité centralisée au Havre où 12 personnes traitent chaque année les 12 000 factures reçues pour 95% d’entre-elles au format papier. Malgré une croissance annuelle de 15%, les services financiers du groupe conservaient un fonctionnement manuel et peu efficace, notamment au regard des nombreuses contraintes comptables liées à leur activité internationale. Une mauvaise traçabilité, une opacité du workflow de validation et des retards de paiements entraînant un surcroit de travail pour les équipes et une détérioration de la relation avec les fournisseurs.

Déjà impliqué dans une démarche « zéro papier » pour la gestion de ses commandes, Orientis Gourmet a souhaité appliquer ces bonnes pratiques à l’ensemble de ses services financiers en dématérialisant, avec Esker, la gestion de ses factures fournisseurs.

"Nous avons fait le choix de la dématérialisation et d’Esker car nous avions besoin d’avoir un traitement rapide, sûr et efficace de nos factures fournisseurs. La solution choisie devait également nous permettre d’impliquer les fournisseurs dans notre démarche de modernisation de nos processus pour être plus performant et diminuer les risques de retards de paiements." – Bruno Contrepoids, Directeur des Systèmes d’Information du groupe Orientis

UNE SOLUTION SYNCHRONISÉE AVEC CEGID
Là où auparavant les factures étaient comptabilisées à la fin du circuit de validation, les écritures comptables sont désormais créées et gérées directement à l’arrivée des factures dans Esker grâce à la synchronisation avec l’ERP.

Une fois la facture intégrée, le processus de validation s’enchaîne de manière automatique selon les règles et les critères prédéfinis parmi les 30 approbateurs répartis sur toute la France.

"Notre principal critère était de disposer d’un outil capable de travailler avec Cegid afin d’avoir une chaîne dématérialisée de bout en bout jusqu’à la passation de l’écriture comptable. Le SaaS était également un prérequis pour des raisons de simplicité de maintenance et d’infrastructure au même titre que l’ergonomie de l’outil qui ne devait pas nécessiter de formation lourde pour les utilisateurs." – Bruno Contrepoids

UNE CHAÎNE DE COMPTABILITÉ FOURNISSEURS SUR-MESURE
Depuis le déploiement de l’outil, les utilisateurs ont pu observer les bénéfices suivants :

Un processus plus rapide et transparent : le circuit de validation est automatisé permettant ainsi des relances sélectives des factures non validées et une approbation au fil de l’eau quand auparavant plusieurs relances étaient nécessaires,
Une comptabilité en temps réel dans Cegid, les services financiers sont ainsi assurés d’avoir un aperçu en temps réel de l’ensemble des factures reçues, en cours ou en attente,
Une visibilité multi-niveaux et une autonomie de l’ensemble des parties-prenantes : grâce aux tableaux de bords personnalisables, chaque Business Unit est indépendante et dispose d’une vision d’ensemble sur la charge de travail,
Une relation fournisseurs améliorée grâce au respect des délais de paiement et au portail dédié qui permet aux fournisseurs d’avoir, à tout moment, une visibilité sur leurs encours et leurs paiements,
Des missions à plus forte valeur ajoutée : la réorganisation de la charge de travail a permis de supprimer des tâches répétitives permettant de proposer des missions plus intéressantes aux comptables,
Le respect des obligations légales en matière d’archivage.

À PROPOS D’ORIENTIS GOURMET
Basée à Paris, Orientis Gourmet est le leader français du thé et de l’infusion premium. Elle mélange, aromatise et conditionne ses produits dans ses ateliers du Havre. Elle les commercialise principalement sous les marques Kusmi Tea et Løv Organic dans 35 pays dans le monde à travers un réseau de 100 boutiques en propre et en franchise, des grands magasins et épiceries fines et ses boutiques en ligne.

La société, emploie plus de 650 personnes dont 70% de femmes. Elle a réalisé un chiffre d’affaires consolidé de 72 millions d’euros en 2016 dont 30% à l’international.

En 2017, Orientis Gourmet a créé avec Evian des boissons au thé peu sucrées à base d’eau minérale, evian infused x kusmi. En octobre 2017 Kusmi Tea a lancé son premier thé blanc réalisé en partenariat avec Alain Ducasse.

Depuis 2001, la société est propriété d’Orientis, dirigée par Sylvain Orebi, Claude Orebi et Arnaud Fleury.

À PROPOS D’ESKER
Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de dématérialisation des documents en mode Cloud.

Parce que l’utilisation du papier pénalise encore trop les entreprises, Esker leur permet de dématérialiser leurs processus de gestion afin d’en améliorer l’efficacité et la visibilité et d’en réduire le coût (commandes d’achats, factures fournisseurs, commandes clients, factures clients, réclamations clients, recouvrement).

Avec un chiffre d’affaires de 76,1 millions d’euros en 2017, dont 85% issus de ses solutions Cloud, Esker se classe au 17ème rang des éditeurs de logiciels français (Truffle 100 France 2017) et au 5ème rang des éditeurs horizontaux (Top 250 EY 2017). Présent en Amérique du Nord, en Europe et en Asie/Pacifique, Esker réalise 61% de son chiffre d’affaires à l’international, dont 42% aux Etats-Unis.

Esker est cotée sur Euronext GrowthTM à Paris (Code ISIN FR0000035818) et bénéficie du label d’entreprise innovante décerné par bpifrance (N° 3684151/1).

Pour en savoir plus, contactez l'éditeur de logiciel Esker.

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