La société S.O.P.L.A., créée en 1975 en banlieue Toulousaine, est le concessionnaire et constructeur de marques d’essieux pour les semi remorques et les remorques.

S.O.P.L.A propose tant en France qu’à l’international un catalogue de 20 marques pour le marché du neuf et de l’occasion.

En tant que PME, nous recherchons des services innovant pour nos clients, qui s’adaptent à leur mode opératoire, et que nous utilisons en interne.

Le projet de dématérialisation fiscale au sein de SOPLA , a vu le jour au cours de l’année 2014, lorsque notre fournisseur BCMP (Bureautique Conseil Midi Pyrénées, qui est aussi membre du réseau d’intégrateur Aparteam) , nous a envoyé une demande d’accord pour recevoir ses factures sous forme dématérialisée légale.

Nous pouvions recevoir leurs factures de 2 manières :

 soit dans un mail sécurisé, qui garantie à l’émetteur une traçabilité de notre réception. Ce mail peut être lu d’un smartphone ou d’un poste en comptabilité. Il informe le fournisseur lorsque nous récupérons la pièce comptable.

 soit dans une plateforme personnelle et sécurisée.Nous retrouvons dans notre espace toutes nos factures de tous nos fournisseurs et ce au même endroit, avec un archivage jusqu’à 10 années des originaux.

Cette plateforme Qweeby est très intuitive, mais extrêmement riche fonctionnellement, ce qui nous permet de réintégrer en quelques clic, les données comptables et de les intégrer dans notre workflow sans aucune saisie, ni retraitement.

Fort de ce constat nous avons demandé une étude budgétaire à notre fournisseur BCMP, qui s’est avéré très enrichissante.

Non seulement nous réduisons très fortement tous nos coûts de traitement, non seulement sur la transmission avec accusé de réception, par utilisateur, mais aussi sur la production et l’envoi de pièce automatisée.

Nous produisons nos factures comme à l’accoutumé ce que nous faisions en plusieurs heures nous le faisons en quelques minutes aujourd’hui : le système gère seul les envois vers tous nos clients qui ont acceptés la dématérialisation, mais il gère aussi l’impression des factures vers nos imprimantes locales pour ceux qui ne souhaitent pas encore recevoir leurs factures sous forme numérique.

Cet été nous avons été aidé par notre intégrateur BCMP pour l’installation du système, puis nous avons eu une formation utilisateur dans le cours de la journée.

Pour toutes questions quotidienne d’utilisation , nous avons souscrit au centre d’assistance APARTEAM .

Le système Qweeby permet de gérer tous les modes de transmission et nous avons choisi l’envoi de factures PDF signées avec un certificat RGS** pour supprimer les pistes d’audit comptables. Bien sûr nous avons aussi choisi des options du catalogue pour nous répondre aux attentes de notre entreprise, mais nous avons aussi choisi des services nouveaux pour accroître notre service vers nos clients, comme l’ajout de pièces jointes aux factures.

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